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PON per la scuola: aggiornamento sulle indicazioni operative per la gestione dei progetti

L’autorità di gestione pubblica una serie note e manuali sui progetti FESR e sulle attività formative del Piano Nazionale Scuola Digitale.

28/02/2017
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L’autorità di gestione del Programma Operativo Nazionale “Per la scuola – Competenze e ambienti per l’apprendimento” 2014-2020 ha pubblicato una serie di note con le quali fornisce nuove indicazioni o aggiornamenti per la gestione di una serie di funzionalità presenti nell’Area gestione interventi (GPU) e nel “Sistema Informativo Fondi – SIF 2020”.

Progetti FESR: inserimento del rendiconto di spesa

Con la nota 422 del 18 gennaio 2017 le scuole statali sono state informate dell’attivazione all’interno della piattaforma SIF 2020 della nuova funzione per l’inserimento del rendiconto di spesa (REND),  per tuti i progetti FESR relativi ai seguenti avvisi

Come è noto il REND, è il riepilogo finanziario del progetto realizzato dalla scuola ossia il modello che contiene il totale degli impegni giuridicamente vincolanti.

L’inserimento del modello è obbligatorio e la scuola può inserirlo solo se

  1. ha concluso la realizzazione fisica delle attività del progetto sulla piattaforma GPU e ha effettuato la “chiusura della realizzazione del progetto”;
  2. ha inserito in gestione documenti della piattaforma SIF tutti i documenti di spesa.

Una volta inviato il REND, la scuola non potrà più modificare i documenti di spesa inseriti e caricati a sistema. Solo se il REND è in preparazione è possibile effettuare modifiche e integrare la documentazione.

È sempre possibile, invece, indipendentemente dal REND, inserire documenti non di spesa.

Per la gestione del REND è allegato alla nota 422/17 il secondo aggiornamento del Manuale utente per la  “Gestione certificazioni FESR”.

Allegato alla citata nota 422/17 vi è anche il secondo aggiornamento del Manuale utente sulle indicazioni operative per l’utilizzo, da parte delle Istituzioni Scolastiche, della funzionalità di Gestione documenti del “Sistema Informativo Fondi – SIF 2020”. L’aggiornamento fornisce specifiche precisazioni sulla tipologia di documenti coinvolti e sulle modalità di inserimento delle rettifiche. In particolare la funzionalità di Gestione documentazione FESR è disponibile esclusivamente per i progetti FESR e consente di gestire

  • Fatture
  • Altri Documenti di spesa
  • Documenti non di Spesa

Nella seguente tabella le indicazioni di carattere generale sui vari documenti FESR

Categoria documenti

Tipologia documenti

Note di chiarimento

Fatture

Fatture di fornitura di beni, ossia

  • fatture di acquisto di beni relative a lotti di collaudo (identificati da un CIG) di sole forniture

oppure

  • fatture riferite a lotti misti composti da forniture + spese generali.

In nessun caso una fattura di fornitura beni è relativa alle sole spese generali.

Le fatture di fornitura devono essere associate al relativo lotto di collaudo. Per poter associare le fatture ai lotti è obbligatorio aver registrato a sistema la data di inoltro del collaudo.

Le fatture provenendo dalla fatturazione elettronica, sono già presenti nel sistema SIF e la scuola non deve fare alcuna operazione se non quella di associare le fatture già presenti ai progetti.

Fattura diverse da fornitura relative a

  • pubblicità,
  • piccoli adattamenti edilizi,
  • addestramento all’uso delle attrezzature

per il quale la scuola avrà inserito sulla piattaforma GPU una procedura di acquisizione di beni e servizi.

Tali fatture anche se collegate ad una procedura di acquisizione di beni e servizi, non devono essere associate ai lotti ma alle spese generali.

Le fatture provenendo dalla fatturazione elettronica, sono già presenti nel sistema SIF e la scuola non deve fare alcuna operazione se non quella di associare le fatture già presenti ai progetti.

Altri Documenti Di Spesa

  • Notula
  • Contratto
  • Incarico
  • Altra tipologia di spesa

I documenti non di spesa

Documenti che non sono giustificativi di spesa ma che riguardano comunque il progetto.

Riguardo alle rettifiche il Manuale segnala che per i documenti di spesa (fatture di fornitura, fatture diverse da fornitura e altri documenti di spesa), la modifica è consentita fino a quando i documenti non sono inseriti nelle certificazioni di spesa o fino a quando il documento non è in pagamento.

Ricordiamo infine che la gestione dei documenti per i progetti FSE avverrà con modalità diverse che verranno comunicate in seguito.

Gestione delle rinunce e dell’integrazione dei moduli formativi nell’ambito del Piano Nazionale Scuola Digitale

Con nota 1588 del 14 febbraio 2017, in riferimento all’avviso sulle attività formative gestite dalle istituzioni scolastiche individuate come Snodi Formativi Territoriali, finalizzate ad accompagnare il processo di digitalizzazione delle scuole nell’ambito del Piano Nazionale Scuola Digitale (PNSD), fornisce indicazioni  sulla gestione delle funzioni relative alle rinunce e all’integrazione dei moduli formativi. A tal fine la nota 1588/17 trasmette uno specifico Manuale utente che sostituisce quanto previsto provvisoriamente dalla nota 108/17.

Rinunce

La richiesta di rinuncia deve essere

  • corredata da apposito documento firmato e protocollato dalla scuola,
  • inviata (attraverso il caricamento sul Sistema SIF2020) dall’istituto beneficiario all’Autorità di Gestione (ADG).

L’AdG verificherà l’esistenza dei requisiti necessari per l’accettazione della richiesta. In caso di requisiti non presenti o non conformi potrà sospenderla per ottenere dall’istituto i dovuti chiarimenti.

Inoltre l’AdG può, per comprovati motivi, direttamente revocare d’ufficio uno o più moduli oppure l’intero progetto.

Integrazioni

La funzione Integrazioni consente alle istituzioni scolastiche sedi degli snodi formativi territoriali, di richiedere all’Autorità di Gestione l’incremento dei moduli per la realizzazione ottimale dei percorsi formativi.

La procedura da seguire è la seguente

  • Predisporre la nota formale di richiesta da cui risulti
    • il numero dei moduli da incrementare per tipologia
    • la  motivazione della richiesta
  • la nota va firmata digitalmente, caricata ed inviata, accedendo alla funzione Integrazione presente nel menù funzioni “Integrazioni, rinunce e revoche” presente nel sistema formativo SIF 2020 del SIDI.
  • la richiesta sarà analizzata dall’AdG che può accettarla o rifiutarla e, se accettata, verrà predisposta l’autorizzazione integrativa dei moduli aggiuntivi.
  • la scuola potrà visualizzare l’autorizzazione integrativa nella funzione “Lettera di autorizzazione” presente nel menù funzioni “Fascicolo di attuazione” del SIF.

Ogni modulo aggiuntivo deve avere un titolo che contenga almeno un elemento identificativo.

Progetti FESR per forniture collaudate e\o pagate: rettifica degli importi finanziari già inseriti

Con nota 1893 del 21 febbraio 2017 l’AdG fornisce indicazioni affinché le scuole possano richiedere nell’Area Gestione Interventi (GPU) le rettifiche finanziarie, ossia la variazione degli importi relativi a “base d’asta”, “aggiudicato” e “quinto d’obbligo”, per forniture già collaudate.

Nel caso di forniture collaudate su GPU e fatture non ancora associate su Gestione finanziaria (SIF) l’istituzione scolastica può richiedere in autonomia su GPU lo sblocco del collaudo nella funzione “collaudo” e successivamente modificare gli importi in “procedure di acquisizione di beni e servizi”. Non è necessaria alcuna attività nella piattaforma finanziaria SIF.     

Nel caso di forniture collaudate su GPU e fatture associate su Gestione finanziaria (SIF) per le quali l’AdG non ha ancora provveduto al rimborso, l’istituzione scolastica

  • deve cancellare su SIF l’associazione della/e fattura/e riferite alle forniture collaudate nella funzione “Gestione documenti FESR”
  • deve richiedere in autonomia su GPU lo sblocco del collaudo nella funzione “collaudo” e successivamente modificare gli importi in “procedure di acquisizione di beni e servizi”.

Terminate le modifiche su GPU occorre associare nuovamente la/e fattura/e su SIF.

Nel caso di forniture collaudate su GPU, fatture associate su Gestione finanziaria (SIF) con rimborso già ricevuto dall’Autorità di Gestione (AdG) l’istituzione scolastica deve richiedere sulla piattaforma GPU la rettifica finanziaria degli importi poiché si tratta di un lotto già rimborsato (in tutto o in parte). Le modalità per la richiesta di variazione sono illustrate nel Manuale Operativo Funzione allegato alla nota 1893/17.