ERASMUS+: importanti indicazioni dell’INDIRE in tema di collaborazioni con organizzazioni esterne

Nelle scorse settimane sono stati pubblicati gli esiti delle candidature relative all’Azione chiave 1 (KA1) “Mobilità ai fini di apprendimento” nell’ambito di Erasmus+, il Programma europeo per l’istruzione, la formazione, i giovani e lo sport nel periodo 2021-2027. In particolare sono stati pubblicati gli esiti relativi all’Azione KA120 – Accreditamento per progetti di mobilità Erasmus+ 2021-2027. Successivamente saranno pubblicati gli esiti relativi a KA121 – Richiesta di budget per progetti accreditati, KA122 – Progetti di mobilità di breve durata.

L’INDIRE, in qualità di Agenzia Nazionale ERASMUS+, il 31 marzo 2023 ha inviato a tutte le istituzioni scolastiche beneficiarie per l’Azione KA1 una nota sulla corretta gestione dei fondi ed in particolare sui rapporti con le cosiddette “organizzazioni di supporto”.

In premessa la nota ricorda che ricorrere ai servizi di tali organizzazioni è un’opzione consentita ma entro i limiti definiti dalla Commissione europea, in modo da non incorrere in sede di rendicontazione finale in decurtazioni parziali o totali del budget del progetto. A tal fine occorre tenere ben presenti le indicazioni presenti nel documento della Commissione europea denominato Working with supporting organisations Guidance for beneficiaries of Erasmus+ Key Action 1.

Questi gli aspetti più rilevanti

1. la scuola deve mantenere la titolarità delle attività e deve mantenere il controllo del contenuto, della qualità e dei risultati delle attività realizzate. È pertanto fatto divieto di affidare all’esterno

• la redazione e l’invio della candidatura
• la gestione finanziaria dei fondi del Programma
• i contatti con l'Agenzia Nazionale
• i report sulle attività realizzate
• tutte le decisioni che incidono direttamente sul contenuto, sulla qualità e sui risultati delle attività svolte (ad esempio la scelta del tipo di attività, della durata e dell'organizzazione ospitante, la definizione e la valutazione dei risultati dell'apprendimento, ecc.)

2. Le credenziali per l’accesso alle piattaforme come il Beneficiary Module non possono essere cedute
3. La scuola che intenda utilizzare organizzazioni di supporto, deve stipulare con esse un contratto chiaro e definito che garantisca il rispetto degli standard di qualità Erasmus e la tutela dei fondi dell'Unione. Nel contratto devono essere indicati

• i compiti da svolgere
• i meccanismi di controllo della qualità
• le conseguenze in caso di esecuzione carente o mancata
• i meccanismi di flessibilità in caso di annullamento o riprogrammazione dei servizi concordati che garantiscano una condivisione equa ed equilibrata del rischio in caso di eventi imprevisti.

4. Non è quindi ammissibile versare a tali organizzazioni la quasi totalità del finanziamento Erasmus del progetto. Ad esempio

• versare l'intero importo del Supporto organizzativo per i servizi forniti dalle organizzazioni di supporto è sproporzionato considerando che la scuola deve mantenere i compiti principali;
• oppure trasferire loro i costi unitari relativi ad altre categorie di budget (come il Supporto individuale per i partecipanti), senza ricevere i relativi servizi.

5. le eventuali economie sulle spese relative alle categorie di budget devono rimanere alla scuola per migliorare la qualità dell’esperienza e non creare profitto per le organizzazioni di supporto

Inoltre, occorre fare molta attenzione a ricorrere ai “pacchetti” in cui la medesima organizzazione sia contemporaneamente co-progettista e fornitrice di servizi. Infatti trasferimenti ingenti delle sovvenzioni a un’unica organizzazione può rappresentare un rischio finanziario e compromettere la qualità delle attività del progetto.

Come FLC CGIL, consideriamo la nota dell’INDIRE assai significativa e del tutto condivisibile. Ci auguriamo che un’analoga presa di posizione venga assunta dall’Unità di Missione del Ministero dell’Istruzione sia riguardo ai fondi PNRR sia riguardo ai Fondi del programma operativo dedicato alla scuola 2021-2027.